1 - DESCRIPTIF DE L’EMPLOYEUR 

Composée de 25 agents, la direction de la documentation et des archives (Ddoc) est une direction du centre appui métier (CAM) du Secrétariat général de la Cour des comptes. Son offre de services s’adresse à environ 1 800 agents, magistrats, personnels d’appui au contrôle et personnels administratifs, en poste à la Cour et dans les chambres régionales et territoriales des comptes. La direction suit une feuille de route triennale centrée sur la gestion des connaissances. 

Ses missions : 

• mise à disposition des ressources documentaires internes et externes, nécessaires à l’exercice des activités de contrôle ;
• assistance des équipes de contrôle dans la recherche et la veille documentaire ;
• pilotage de la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information métier dans les domaines documentaire et archivistique ;
• animation du réseau des documentalistes des chambres régionales et territoriales des comptes ;
• gestion des archives ;
• enrichissement et valorisation des fonds patrimoniaux de la Cour. 

La chaîne de capitalisation et de diffusion des « productions internes » se fonde sur : 

• une politique d’archivage formalisée ;
• la collecte des archives ;
• la capitalisation des productions internes ;
• une gestion électronique de documents (en cours de déploiement) ;
• un moteur de recherche dédié et système d’archivage électronique des juridictions financières (à renouveler) ;
• la gestion des droits et le traitement des demandes de consultation d’archives 

2 - DESCRIPTIF DU POSTE 

Placé sous l’autorité de la directrice et de son adjointe, vous apporterez l’expertise-métier nécessaire au déploiement d’un outil de gestion électronique de documents (GED) dénommé « Archives-JF », qui participe à l’accomplissement des missions de la direction. 

Le projet vise à constituer une base de capitalisation unique, sécurisée et pérenne de l’ensemble des productions internes (archives) des juridictions financières au stade des documents définitifs et validés. Cette base alimentera le moteur de recherche documentaire interne aux JF et déversera les documents dans un système d’archivage électronique (SAE). 

Dans ce contexte, vous interviendrez sur les missions suivantes : 

• Mener à son terme le projet « Archives-JF» :
• Préparation de la stratégie soumise au comité de pilotage : rédaction des documents utiles à l’orientation et l’avancement du projet (analyse de la situation, repérage des phases critiques, formalisation des synthèses y compris sous forme de cahier des charges).
• Coordination des acteurs (direction du numérique, experts métier de la Ddoc, et prestataires).
• Déploiement du premier lot et développement des lots suivants (dont reprise de l’existant et recettes applicatives).
• Susciter l’adhésion des deux communautés d’utilisateurs (documentalistes et services déposants) :
• Travail participatif et association de représentants des communautés aux différentes étapes.
• Conduite d’actions de sensibilisation et de formation.
• Contrôle de cohérences des guides et outils.
• Assurer le changement d’organisation, du projet à l’administration courante :
• Définition de la gouvernance de l’outil (comitologie, droits d’accès),
• Mise en place d’une documentation dédiée.
• Mise en place de procédures. 

Vous participerez à l’activité de la direction en proposant et fournissant des indicateurs quantitatifs et qualitatifs de son activité. Vous pourrez intervenir dans différentes instances pour représenter la direction dans son domaine de compétences. 

Vous rendrez compte régulièrement de votre action à la directrice et à son adjointe.  

En constante relation avec l’ensemble des agents de la DDOC mais aussi avec les agents de la direction du numérique, les greffiers, le service du greffe central (SGC) et d’autres services producteurs d’archives, vous échangez régulièrement avec les documentalistes du réseau des JF. Vous êtes l’un des interlocuteurs privilégiés du prestataire (comité de suivi).