Inscrit dans le champs de l'économie sociale, le CESAM, organisme de formation privé sous statut associatif, implanté en Bourgogne Franche Comté, développe une activité de formation et d'accompagnement en direction des demandeurs d'emploi et salariés, ainsi que des publics migrants pour faciliter leur insertion professionnelle et les accompagner dans l'emploi.

Le CESAM est engagé dans une démarche qualité, il est certifié QUALIOPI.

Pour soutenir ses actions, le CESAM souhaite recruter un-e étudiant-e documentaliste pour un stage visant à atteindre les objectifs suivants :

• En lien avec le Responsable Développement Qualité du CESAM, concevoir, formaliser et accompagner le déploiement d'un plan de classement documentaire adapté aux besoins de l'association.
• Contribuer à un projet structurant à fort impact pour la structure.
• Être force de proposition pour l'amélioration du processus de veille du CESAM.

Durée du stage souhaitée :

Entre 4 et 6 mois

Activités confiées : 

Diagnostic et analyse des besoins :

• Recueillir les pratiques actuelles et les souhaits d'amélioration.
• Identifier les documents utilisés, leurs usages et le schéma de communication interne.
• Comprendre les contraintes légales et réglementaires du CESAM (Qualité, Protection des données, règles d'archivage, impact environnemental, etc.)

Conception du plan de classement :

• Proposer une arborescence de classement adaptée.
• Rédiger une charte documentaire à destination des salariés (règles de nommage, structuration, archivage)

Mise en place et déploiement :

• Tester et ajuster le plan de classement
• Sensibiliser les collaborateurs à son utilisation
• Recueillir les retours d'expérience des utilisateurs, proposer des pistes d'amélioration

Conseil concernant le processus de veille :

• Proposer des pistes d'amélioration du processus de veille du CESAM en vue d'instaurer des pratiques efficaces et conformes.