Vos activités principales

L’Office français de protection des réfugiés et apatrides (Ofpra) conserve ses archives ainsi que les fonds des institutions l’ayant précédé dans la protection des réfugiés sur le territoire français depuis 1924.

Véritables témoins de l’Histoire, les archives de l’Ofpra comportent plus d’un million de dossiers « papier » de réfugiés statutaires. L’Office gère lui-même ses archives, dans le cadre d’une convention d’autonomie conclue avec le service interministériel des archives de France (SIAF).

Sous l’autorité directe du Secrétaire général de l’Office, le/la chef(fe) du service Archives et histoire assure le pilotage du service, la définition et la mise en œuvre d’une politique d’archivage pour l’établissement, l’élaboration d’un plan de sauvegarde des archives, le suivi de l’application de la convention d’autonomie pour la conservation des archives historiques, des actions de communication et de valorisation des archives.

Pilotage et animation du service

• Définir les orientations stratégiques formalisées dans un projet de service
• Assurer la gestion de l’activité du service en déterminant les priorités
• Animer, coordonner et encadrer les équipes en accompagnant le changement

Définition d’une stratégie d’archivage

• Élaboration et mise en œuvre d’une politique d’archivage à l’échelle de l’établissement permettant d’identifier les procédures, les rôles et responsabilités des acteurs dans la chaîne de production et de conservation des documents et données
• Gestion des locaux d’archivage de l’Ofpra
• Impulser et piloter les actions d’amélioration de la gestion documentaire des services en les accompagnant au changement : supervision de la réalisation de référentiels de conservation et des actions de formation et de sensibilisation
• Élaboration du plan de sauvegarde des biens culturels en lien avec le SIAF
• Élaboration d’un plan de conservation préventive

Pilotage de la dématérialisation et de l’archivage électronique

• Évaluation, choix et déploiement d’une solution d’archivage électronique (SAE), en lien avec le service informatique
• Accompagnement des services sur les projets de dématérialisation de la production administrative (applications métiers, production bureautique)

Supervision de la collecte et du traitement des archives

• Diffuser les bonnes pratiques d’archivage au sein de l’établissement
• Contrôler la gestion des éliminations réglementaires
• Encadrer et suivre les travaux de classements des fonds réalisés par son équipe

Communication et valorisation

• Coordonner les actions de valorisation des fonds (contenus numériques, prêts pour expositions…)
• Pilotage et suivi des opérations de numérisation de fonds patrimoniaux
• Relations avec les partenaires institutionnels et la communauté scientifique (comité d’histoire, chercheurs…°
• Participation à des conférences, des colloques et manifestations culturelles internes et externes
• Coordination de la Commission scientifique du Comité d’histoire de l’Ofpra