Chargé·e d'archivage auprès des services producteurs
Offre d'emploi
Fonction-métier
Archiviste
Niveau de responsabilite
A
Type de contrat
Recrutement statutaire ou contractuel
Date limite de candidature
Poste à pourvoir immédiatement
Non
L'employeur
Office français de protection des réfugiés et apatrides (Ofpra)
201, rue Carnot
94120 Fontenay-sous-Bois
France
Type de structure
Fonction publique d'État
Présentation - Missions du poste
Dans le cadre d’une reconfiguration structurelle de la fonction archives à l’Ofpra, et sous l’autorité de la cheffe du service Archives et Histoire, le/la chargé(e) d’archivage auprès des services producteurs exerce principalement les activités liées à l’évaluation de la production documentaire (papier et numérique) et du conseil en archivage aux services de l’Ofpra. Il/elle a pour mission d’accompagner les services de l’établissement dans la gestion de leur information : construction de référentiels d’archivage (tableaux de gestion, plans de classement, fiches pratiques), accompagnement et formation des services producteurs et suivi des indicateurs de ces activités. Il/elle assurera la gestion intellectuelle et matérielle des espaces de stockage et sera amené(e) à traiter ou à encadrer des opérations de traitement et de versements. Il/elle pourra participer au développement des projets transversaux du service (opérations de numérisation, manifestations culturelles internes et externes…).
Audit et accompagnement des services producteurs :
- Diagnostic, analyse des processus documentaires
- Réalisation des tableaux de gestion des archives tenant compte de l’hybridité de la production
- Formation des services aux procédures d’élimination et de versement d’archives intermédiaires, suivi des communications administratives
- Création et animation d’un réseau de correspondants archives
- Déploiement et administration du logiciel de gestion des archives et formation des services à son utilisation
- Participation à la réflexion sur les projets de dématérialisation de la production administrative (cartographie et évaluation des applicatifs métiers, projet de SAE…)
Gestion des espaces de stockage :
- Audit général et réalisation d’une cartographie des espaces de conservation
- Analyse des besoins, formulation de préconisations visant à les optimiser
- Récolement et gestion des espaces (éliminations, surveillance des conditions de conservation matérielle…)
Traitement des fonds :
- Réalisation d’un état des fonds (niveau de classement, complétude) et des actions à mener
- Collecte et classement des archives intermédiaires
- Classement des archives historiques et réalisation d’instruments de recherche normalisés
Conditions particulières d'exercice
Le/la chargé(e) d’archivage doit disposer de connaissances métier en archivistique et d’une expérience significative dans l’accompagnement de services producteurs.
Il/elle doit être capable de réfléchir aux pratiques métier, de proposer des évolutions concrètes et d’accompagner le changement.
Il/elle doit faire preuve de discernement et de discrétion, rendre compte de ses activités et collaborer avec l’ensemble du service et de sa hiérarchie.
Il/elle doit allier rigueur et créativité, sens de l’organisation, être à l’écoute et faire preuve d’un sens pédagogique pour tenir compte des contraintes et de la complexité de situations diverses.
Goût du travail en équipe, sens du contact humain.
Respect de la confidentialité et des dispositions règlementaires sur les archives.
Qualités rédactionnelles.
Télétravail possible, au maximum 2 jours par semaine, 6 mois après l’arrivée.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
- Avoir des compétences en informatique bureautique – Niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences juridiques – Niveau maîtrise requis
- Connaître l’environnement professionnel – Niveau initié à acquérir
Savoir-faire :
- Savoir travailler en équipe - Niveau maîtrise requis
- Savoir analyser - Niveau maîtrise requis
- Savoir appliquer la réglementation – Niveau maîtrise requis
- Savoir rédiger - Niveau expert requis
- Savoir gérer un projet – Niveau maîtrise à acquérir
- Savoir s'organiser - Niveau maîtrise requis
Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines - Niveau expert requis
- Savoir s'adapter - Niveau expert requis
- Savoir communiquer - Niveau maîtrise à acquérir
Autres : Compétences techniques en archivistique requises
Les candidatures devront être adressées à l'attention de Thierry DOUCEMENT, Chef du service des ressources humaines et faites exclusivement avec l'adresse électronique suivante :
https://jobaffinity.fr/apply/e9pou9pdfewhm7h8ia
Qui contacter ?
La Cheffe du service Archives et Histoire : Mme Aline ANGOUSTURES – mission-histoire@ofpra.gouv.fr
Le Chef du service des Ressources Humaines : M. Thierry DOUCEMENT – Ressources-humaines@ofpra.gouv.fr